NOTULEN RAPAT PENGURUS RT-RW 21 JULI 2019

Kegiatan HUT RI ke-74 tahun 2019

1. Setiap rumah wajib mengibarkan bendera merah putih mulai tanggal 1 agustus 2019
2. Setiap RT mengadakan kegiatan perlombaan hiburan untuk anak-anak.
3. Setiap RT dapat mulai menghimbau warganya untuk memasang umbul-umbul dan menghias lingkungannya masing-masing termasuk pembuatan gapuran.
4. Pemasangan umbul-umbul di gerbang masuk komplek dan jalan utama adalah tanggungjawab RW.
5. Kegiatan ditingkat RW seperti; pangung hiburan, lomba kreasi seni, dan pertandingan olah raga baik untuk orang dewasa maupun anak-anak tahun ini ditiadakan
6. Kegiatan ditingkat RW yang akan tetap dilaksanakan adalah, Karnaval, Sepeda Hias, Jalan Sehat dan lomba hiburan futsal bapak-bapak memakai daster, dan Tarik tambang.
7. Pelaksanaan kegiatan akan dikoordinasikan dengan PKK RW.09 dan remaja masjid (IRMAS).
8. RW.09 tidak memungut iuran untuk kegiatan HUT RI ke-74. 

Idul Adha dan Qurban 1440H/2019M

1. Semua Pengurus RT-RW agar membantu DKM Masjid Masjid Asy-Syifa dalam pelaksanaan kegiatan Qurban 1440H, termasuk dalam mencarian hewan qurban.
2. Pengumpulan dan pemotongan hewan qurban di wilayah RW.09 dipusatkan di masjid Asy-Syifa dan dilaksanakan oleh panitia yang dibentuk oleh DKM masjid Asy-Syifa. 

Musyawarah Warga 2019 dan Pemilihan Ketua RW.09 Periode 2019-2024 akan dilaksanakan setelah selesainya kegiatan HUT RI dan Idul Adha/ Qurban.

Data Kependudukan

1. Sebagai agenda program kerja tiga bulan pertama Ketua RT yang baru adalah pendataan warga.
2. Pendataan warga akan dilaksanakan serentak oleh semua pengurus RT mulai tanggal 25 Juli sampai 1 Oktober 2019.
3. Pendataan warga di tingkat RW.09 dikoordinir oleh Sekretaris RW.09.
4. Pendataan warga di tingkat RT dikoordinir oleh ketua RT bersama pengurus inti.
5. Ketua RT dapat membentuk tim pendataan warga yang berjumlah 3 orang, diutamakan dari remaja dan menguasai komputer.
6. Jadwal tahapan kegiatan pendataan warga, adalah sbb:

• 25 – 31 Juli 2019, Perekrutan personel dan pembentukan Tim tingkat RT oleh Ketua RT.
• 2 Agustus 2019, Ketua RT melaporkan susunan tim pendataan warga kepada koordinator pendataan warga tingkat RW.09 (sekretaris RW.09).
• 3-4 Agustus 2019 Pelatihan / pembekalan Tim oleh Koordinator Tingkat RW.
• 5 Agustus – 8 September 2019 pelaksanaan pendataan warga oleh tim dengan melakukan kunjungan dari rumah ke rumah.
• 9 – 20 September 2019, Rekap dan pengimputan data hasil kunjungan tim ke komputer (bentuk Excel) tingkat RT.
• 21 – 22 September 2019, Ketua RT menyerahkan rekap hasil pendataan kepada koordinator tingkat RW.09
• 23 – 27 September 2019, Rekap data tingkat RW.09.
• 28 - 29 September 2019, Rapat pengesahan hasil pendataan warga tingkat RW.09.
• 30 September 2019, Selesai. 

Pelayanan Administrasi

Surat Pengantar

1. Formulir pengantar dikeluarkan oleh RW terdiri dari 3 lembar: Warna Putih    : untuk ybs, Warna Merah  : untuk arsip RW.09, Warna Kuning : untuk arsip RT.
2. Kelengkapan persyaratan permohonan surat pengantar harus lengkap: Fotocopy KK, Fotocopy, KTP yang bersangkutan, Fotocopy Kartu Iuran. Khusus untuk permohonan KK baru/ perubahan harus dilampirkan fotocopy surat nikah.
3. Kartu Iuran agar disimpan oleh masing-masing warga (tidak disimpan oleh pengurus RT) untuk mempermudah warga saat pengurusan surat pengantar.
4. Pengganti fotocopy kartu iuran bagi warga yang dibebaskan membayar iuran adalah surat peryataan yang ditandatangani oleh ketua/pengurus RT.
5. Yang dibebaskan dari kewajiban membayar iuran adalah; Ketua RT, Sekretaris bendahara dan fakir miskin.
6. Penomeran surat pengantar dimulai dari nomer 001 dan dilanjutkan dengan nomer berikutnya sampai akhir masa bakti (tidak dimulai dari nomer 001 lagi pada pergantian tahun). 

Surat Keluar

1. Materi ini tidak sempat dibahas dalam rapat, namun untuk tertibnya adminstrasi, Ketua RW.09 perlu menyampaikan hal-hal sebagai berikut;
2. Kop Surat RT akan dibuat dalam bentuk yang seragam.
3. Jenis dan ukuran Font dalam pembuatan surat keluar dibuat standar, yaitu Time New Roman ukuran 12
4. Penomeran surat keluar dibuat standar dimulai dari nomer 001 dan dilanjutkan dengan nomer berikutnya sampai akhir masa bakti (tidak dimulai dari nomer 001 lagi pada pergantian tahun). 

Pembangunan dan Pemeliharaan Lingkungan

1. Ketua RW melaporkan jalan Eksisting yang sudah dilakukan betonisasi adalah 2,342m (74%), jalan yang belum adalah 812m (26%), jalan lingkungan di RT.08 (609m) adalah jalan yang baru dan masih menjadi tanggung-jawab developer.
2. Pemeliharaan jalan utama (Boulevard RSCM), Jembatan, Gapura dan taman utama adalah tanggung-jawab RW.
3. Ketua RT agar membuat agenda kerja bakti gotong royong setiap 2 (dua) bulan sekali.
4. Ketua RT yang di lingkungannya ada fasilitas lapangan atau taman agar membuat agenda pemeliharaan.
5. Ketua RT agar menyampaikan rencana kegiatan pembangungan dan pemeliharaan lingkungannya kepada Ketua RW.
6. RT.03 dan RT.07 akan bekerja sama melaksanakan betonisasi Jl. Sri Gading 2.
7. Ketua RT agar memastikan tidak ada saluran yang mampet dan tidak ada genangan air yang berpotensi menjadi sarang nyamuk.
8. Akan diupayakan ada sodetan di jalan Lidah Buaya Raya untuk untuk mengurangi debet air hujan yang mengalir dari RT.08 ke Jl. Kayu Putih V (sekitar lapangan RT.07).
9. RT.04 akan segera malukan kerja bakti menormalisasi saluran/ drainase di dekat lapangan/ TK.
10. Menghimbau pengelola Pondok Pesantres Darul Haromain untuk membuat program kepada santri membersihkan sekitar taman utama (mingguan/ bulanan).  

Keamanan dan Ketertiban Lingkungan  

1. Pengurus berharap petugas keamanan dapat menjaga wibawanya dan lingkungan, dengan selalu menggunakan seragam saat bertugas.
2. Pengurus sering mendapati pos kosong saat jam jaga terutama pagi sebelum jam 6 dan sore.
3. Banyak laporan warga yang merasa risih oleh warga lain dan perempuan yang sering nongkrong di sekitar pos satpam.
4. Pengurus mengapresiasi kegiatan patroli yang rutin dilakukan petugas satpam.
5. Ketua RW menyampaikan keluhan petugas bahwa pelanggar ketertiban kebanyakan dari warga kita sendiri, seperti suka parkir di badan jembatan, tidak tertib berlalu-lintas dan pengendara motor berknalpot bronk.
6. Masih banyaknya remaja kita yang mengundang remaja dari luar nongkrong sampai larut malam, terutama di pos RT.07, Simpang Jl.Kapulaga 3 RT.05, depan warung batak Jl.Srigading 5 RT.05, dan dibeberapa lokasi RT.06. Dalam kasus ini pengerus RT setempat agar turut menghimbau para orang tua.
7. Ketua RW berharap warga juga turut memberi bentuk perhatian kepada petugas keamanan, terutama bagi yang mempunyai kelebihan rejeki untuk sekedar membelikan kopi atau makanan ringan.
8. Ketua RT agar mengetahui dan melaporkan kepada Ketua RW bila ada warga yang pindah (masuk/keluar). Ketua RW akan memerintahkan petugas untuk tidak memberi ijin keluar komplek pada mobil yang mengangkut perabotan warga pindah tanpa menunjukkan surat pengantar RT-RW sebagai bukti sudah lapor. 

Kegiatan Sosial  

1. Ketua RT agar menghidupkan kembali Ta’lim dan Kerukunan Kematian di lingkungan.
2. Warga dihimbau untuk memanfaatkan TPU Pondok Rajeg untuk memakamkan anggota keluarganya yang meninggal.
3. Mendorong ketua DKM membentuk tim peyanan jezah.